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Gestion d'entreprise

Choisir un ERP : comment obtenir le plein accord de la direction & des équipes

Plus aucun doute, vous en êtes convaincu votre ERP est obsolète il faut en changer. Vous serez bientôt amené à présenter les résultats de l’audit que vous avez mené. Vous serez bientôt devant votre comité de direction, devant les équipes opérationnelles pour leur présenter les résultats de vos recherches et vos recommandations.

Certaines questions se bousculent dans votre esprit :

  • comment accompagner la conduite du changement de votre ancien ERP ?
  • Quels sont les éléments clés à présenter pour convaincre vos équipes ?
  • Comment motiver chacun pour que ce projet soit une réussite ?

Nos consultants SAP vous livrent leurs conseils pour vous aider à convaincre de changer d’ERP.

 

#1 Nouvel ERP : conduire le changement

Consulter les équipes utilisateurs de l’ERP en interne

Vous avez mené un audit auprès de vos collaborateurs pour avoir leur ressenti quant à l’expérience qu’ils vivent au quotidien avec votre solution de comptabilité.

Vous constatez immédiatement que leur relation n’est pas au beau fixe :

  • ils n’ont pas un logiciel de gestion d’entreprise efficace pour piloter leurs actions, et peinent à utiliser des feuilles de calculs (risques d’erreur, de perte des données, manque de collaborateur et d’automatisation de la récupération de la data…)
  • Le logiciel erp actuel est capricieux et commence à se faire vieux. En effet, il n’est plus possible d’y mettre à jour ou d’y ajouter de nouvelles fonctionnalités. Les conséquences sont considérables…
  • Vos collaborateurs doivent s‘adapter à votre ERP et sont même parfois contraints de rentrer les données manuellement. Vous ressentez leur agacement et prenez conscience qu’ils dépassent le temps imparti pour chaque tache.

La productivité n’est donc pas au beau fixe, il est grand temps d’y remédier ! Pour résoudre le problème et faire rimer ERP avec ROI, vous être persuadé qu’il est temps d’en changer.

  • Notez donc avec précision les besoins et remarques de vos collaborateurs. Pourquoi pas en utilisant un outil collaboratif comme Google Sheet ou Trello ;
  • Prioriser les besoins : en fonction de vos objectifs stratégiques, mais aussi en fonction de la récurrence des remarques évoquées par vos équipes ;

 

Convaincre sa direction de changer d’ERP

 

Organiser un atelier d’expression du besoin pour votre projet ERP

Il est maintenant temps d’organiser la réunion avec votre direction, et avec les autres responsables ou directeurs de vos services.

Cette réunion sera un atelier pour formaliser l’expression des besoins de votre entreprise. Vous allez devoir écouter avec attention et comprendre les enjeux stratégiques évoqués par votre direction. Ensuite, il sera question de retraduire des éléments et de les formaliser.

Attention, il n’est pas question d’établir un cahier des charges ERP, en précisant toutes les fonctionnalités techniques attendues. Vous devez plutôt d’écrire les grands axes stratégiques à court, moyen et long termes de votre entreprise, et les besoins associés.

Un ERP est souvent considéré comme du « backoffice ». Mais cela ne devrait pas être le cas : votre progiciel de gestion intégré doit faire partie intégrante de votre organisation et accompagner votre croissance. Cela nécessite parfois également des remaniements stratégiques. Les outils, au-delà de répondre à vos besoins, peuvent aussi vous inspirer et vous pousser vers l’avant.

Le choix du logiciel ERP sera décisif. Par exemple, un patron qui projette de changer son organisation tous les ans ne choisira pas le même ERP qu’un patron qui la change tous les 20 ans.

Ce sont toutes ces orientations stratégiques que vous devez capter et formaliser.

 

#2 Les arguments pour convaincre vos équipes de changer d’ERP

 Il est maintenant temps de présenter les bénéfices des fonctionnalités d’un ERP adapté à votre entreprise.

 

ERP cloud

 

Prouver les avantages du cloud

Vous le savez pertinemment : la mobilité est aujourd’hui l’un des enjeux de votre entreprise. En pleine croissance, vos équipes se déplacent davantage et sont amenés à travailler hors des murs de votre PME. Un ERP cloud serait idéal pour optimiser la mobilité de vos salariés et accompagner la croissance. Ainsi, à tout moment ils pourraient avoir accès aux données.

En termes d’investissement, vous êtes convaincu qu’une nouvelle solution en mode cloud vous permettrait également de réaliser des économies grâce à des coûts de fonctionnement maitrisés.

Présentez tous ces arguments pour convaincre !

 

ERP adapté à son secteur

 

Prôner l’usage d’un ERP évolutif et adapté à votre secteur

Vous l’avez bien constaté : votre ERP actuel et bon marché ne fait pas le job quand il s’agit d’évoluer par rapport à vos besoins, ou au marché !

Dressez à vos équipes et à votre comité de direction les risques encourus :

  • Perte de vitesse par rapport aux concurrents
  • Pas d’évolutivité par rapport à de nouvelles normes européennes
  • Pas d’agilité pour intégrer de nouveaux modules essentiels pour la croissance de votre entreprise (en cas de fusion-acquisition, en cas d’expansion internationale, etc.).

Un ERP agile et pensé pour votre secteur vous permettra de gagner du temps lors de l’intégration. Il vous permettra de débloquer des fonctionnalités (déjà existantes et intelligentes !) en fonction de vos usages.

 

ERP sécurité

 

Le choix de la sécurité des données

En plus d’être mobile, évolutive et économique, un ERP cloud vous apporte un niveau de sécurité bien meilleur qu’une ERP classique. Les données sont logées et protégées dans de véritables data centers maitrisés par des professionnels à la pointe des technologies. Ainsi, elles y sont historisées et sauvegardées automatiquement.

De plus, certains ERP apportent une plus grande attention à la sécurité technique. C’est le cas de SAP Business ByDesign.

 

Choisir une bonne expérience utilisateur

Durant votre audit interne,  vous avez interrogé vos collaborateurs concernant l’ergonomie de votre logiciel de comptabilité. Leur constat est sans appel, ils mettent en lumière la complexité et l’obsolescence de la solution actuelle leur faisant perdre du temps.

Rappelez à votre direction que l’expérience utilisateur d’un ERP est essentielle pour que vos équipes traitent rapidement les données, intègrent systématiquement et facilement les informations dans l’outil. Une solution ERP intuitive et ergonomique améliorerait considérablement leur productivité.

Voilà : vous avez maintenant plusieurs arguments en main pour organiser votre changement d’ERP et le réussir ! Pour aller plus loin, il s’agit alors de choisir le bon ERP pour votre activité.

Écrit par Valentin Le Page

Sales & Marketing Executive à Ubister

Vous souhaitez des conseils pour choisir votre logiciel de gestion ?

Le choix d’un ERP ne se fait en effet pas à la légère, même si la mise en oeuvre peut être rapide !

Que vous soyez en changement d’outil, ou en réflexion pour implémenter votre premier ERP, nos équipes sont à votre disposition pour vous accompagner.