Votre entreprise a pour ambition de renforcer sa présence à l’international ? Pour optimiser le pilotage et l’autonomie de vos filiales, il est probablement temps de choisir la solution de gestion d’entreprise adaptée à votre stratégie. Découvrez dans cet article comment mettre en place votre projet, et à chaque étape les avantages de SAP pour votre déploiement international.
Pour réussir votre développement international, vous aurez besoin d’analyser et d’agréger vos données et résultats, au travers de toutes vos sociétés (ventes, achats, commandes, stocks, ressources…).
Etape n°1 : déployer l’erp sur une société représentative
A quelques exceptions près, quand on réalise un projet erp pour un déploiement international, on le fait tout d’abord sur une première société représentative. Cette filiale peut servir d’exemple avant le déploiement global.
Choisir la bonne société représentative
Pour définir votre filiale représentative, celle-ci doit par exemple :
- avoir une couverture très large en termes de produits / services, être fortement contributrice aux résultats du groupe.
- présenté une équipe déjà aguerrie, expérimentée. En effet, après la première mise en oeuvre, c’est cette équipe détiendra de la compétence sur l’implémentation de l’erp et devra transmettre cette compétence aux autres utilisateurs.
- être implantée dans un nouveau marché cible à enjeu stratégique pour le groupe.
Suivant les entreprises, la représentativité va être différente. Le plus efficace est de choisir une société qui va couvrir le maximum des besoins des différentes entités mondiales.
Les avantages de SAP Business ByDesign pour la 1ère implémentation :
SAP Business By Design est extrêmement facile à déployer dans différentes entités, car cet erp cloud s’active par déploiement modulaire. C’est-à-dire que vous pouvez démarrer uniquement dans une société avec le module Achat, puis débloquer le module Vente etc. Cela permet de s’adapter en temps réel aux ressources disponibles, en fonction du rythme d’intégration en interne.
Etape n°2 : Analyser et corriger les écarts entre les besoins de la société représentative et des autres filiales
Certaines filiales n’auront pas les mêmes besoins, en fonction :
- du contexte économique (marché, cibles, ressources…)
- de leur niveau hiérarchique
- de leur organisation interne (par exemple, une filiale qui ne fait que du SAV mais n’a pas d’usine de production n’aura pas besoin du module Production).
Ainsi, il y aura des écarts concernant l’utilisation de l’erp entre différentes sociétés. Encore ici, la modulabilité de SAP Business ByDesign est un avantage considérable : on peut activer les modules nécessaires à chaque filiale, de façon spécifique.
Par exemple, en en Europe, il faut réaliser une déclaration d’échanges de bien lors de l’import ou l’export de produits. Si on a réalisé le 1er déploiement dans une société représentative aux USA, le module de déclaration d’échanges de bien ne sera pas présent dans l’erp. Avec SAP Business ByDesign, il suffira juste de l’activer pour les filiales européennes.
Etape n°3 : Configurer et déployer la solution de gestion dans toutes les filiales en formant les utilisateurs
Configurer la solution erp
La configuration de l’erp est rarement un frein. Avec SAP Business ByDesign, elle se réalise très rapidement. On peut ouvrir une nouvelle filiale et activer l’erp en 15 jours. La mise à disposition de SAP est donc très rapide.
Former et accompagner les utilisateurs
Au-delà du paramétrage de l’outil, les personnes qui utiliseront l’erp doivent être consciencieusement formées et guidées dans leur usage quotidien. Elles seront par exemple amenées à entrer leurs données dans la solution.
Pour réussir à impliquer vos équipes, prévoyez un plan de formation solide. Sachez qu’en dessous de 3 mois, il est rare qu’une solution de gestion soit maîtrisée et utilisée à 100% par tous les utilisateurs du groupe. Il faudra vous adapter aux filiales, à leurs besoins, et améliorer votre formation en continue. Avancez ainsi dans une logique de test and learn.
En tant qu’intégrateur, nous proposons de vous coacher, et de vous proposer des programmes de formation type : en fonction des profils des formés, et des plannings types de formation. Pour cela, nous mettons à disposition de nos clients une plateforme de formation (e-learning). Cela permet à vos équipes de gagner du temps et de comprendre les process standards réalisables sur SAP Business ByDesign. Pour vos process sur-mesure, c’est plutôt votre équipe centrale qui devra assurer des formations sur-mesure, en lien avec votre organisation interne.
Reprendre les données existantes
Si votre société disposez déjà d’un système d’information ou d’un ERP, vous aurez besoin de transférer vos données dans le nouvel ERP déployé à l’international.
Avec l’intégrateur ERP comme Ubister, vous réaliserez un mapping : telle donnée doit s’implémenter maintenant dans SAP. Il s’agira d’établir les correspondances entre l’ancien système et le nouveau.
Cette étape peut prendre du temps si :
- le volume de data est très conséquent,
- dans l’ancien système, le nettoyage n’a pas été fait (problème de mise à jour, doublons…).
C’est un gros chantier à réaliser avant le déploiement. Sur ce point, Ubister vous donne les bonnes pratiques pour nettoyer vos données.
Bonne nouvelle : dans SAP ByD, il y a un moteur de reprise de données spécifique qui vérifie la cohérence des données. Le processus de migration est donc très performant. Vous pouvez alors gérer la migration des données en autonomie, ou demander à Ubister de la gérer pour vous.
Construire vos reportings
Pour prendre des décisions et suivre vos résultats, vous avez besoin d’indicateurs fiables et de tableaux de bord pour votre présence internationale.
Ubister prévoit alors un modèle de rapport défini avec l’équipe projet, pour que l’équipe local ait déjà dès le début un modèle de pilotage. Nous révisons ensemble les rapports standards à mettre à disposition des équipes locales, natifs dans SAP Business ByDesign. Puis, nous vous apprenons à créer des rapports personnalisés en toute autonomie.
L’avantage de SAP Business ByDesign est de proposer déjà nativement des rapports variés. En cas de question, le support SAP est inclus dans votre abonnement mensuel.
Grandir en autonomie, ou se faire accompagner
Dans la solution SAP Business By Design, tout est à disposition du client, et celui-ci peut choisir d’être autonome. Il y a aussi des supports de formation et de paramétrage dans l’outil. Ubister apportera l’expertise en fonction de vos souhaits d’accompagnement.
Par exemple, l’un de nos clients a engagé un déploiement international en France, au Royaume-Unie et aux USA. Grâce à son haut niveau de compétences, une équipe centrale a piloté le projet erp de A à Z. Deux ans après la 1ère installation de SAP Business ByDesign, l’entreprise a voulu développer une nouvelle filiale aux Pays-Bas. L’équipe centrale a assuré en autonomie 90% du déploiement, et a sollicité nos consultants SAP pour des conseils ultra-spécifiques. Nous les avons alors mis en relation avec un intégrateur SAP local, qui a pu leur donner des réponses sur le module Fiscalité en fonction des spécificités hollandaises.
Les bonnes pratiques à respecter pour réussir votre projet erp international
Les freins à l’implémentation d’une solution de gestion peuvent être technologiques ou bien liés au traitement de la data. Mais en général, le plus grand frein réside dans l’humain et la conduite du changement.
Pour intégrer un erp pour groupe international, il y a 3 dimensions majeures à respecter :
- Analysez en amont les besoins et problématiques des filières locales. Il faudra analyser les écarts entre filiales, formaliser des processus.
- Rendez vos utilisateurs disponibles et impliquez vos équipes. Surtout si vous êtes une PME encore en structuration : accordez du temps à l’équipe centrale pour mener à bien le projet.
- Transmettez les bonnes pratiques et l’usage dans toutes vos filiales, au niveau local. Via un plan de formation adapté. Il faut qu’une équipe centrale pilote, sinon le projet recommence à 0 en local. C’est cette équipe qui devra idéalement organiser le plan de formation adapté aux besoins des utilisateurs finaux.
En conclusion, souvent, quand on fait une mise en place d’erp, on se focalise sur le fonctionnel. Mais les clients ont aussi besoin d’être accompagnés dans le temps. C’est la mission de nos consultants d’améliorer le projet erp en continu. Avec Ubister, vous souscrivez à un contrat annuel non pré-payé, et pouvez demander des heures de consulting en totale adéquation avec vos besoins et vos ressources.
Ex : besoin de formations complémentaires, incompréhension, interfaçage d’une nouvelle solution avec ByDesign…
Ubister aura le contexte donc une force de recommandations personnalisées. La société Ubister est partenaire européen de l’erp SAP Business ByDesign. Nos consultants ont assuré des déploiements SAP à l’international sur plus de 10 groupes. Pour en savoir plus, téléchargez notre ebook spécial startup : pour une croissance internationale maîtrisée !
Auteur : Nathalie Sarrey
Métier : Directrice Consulting
